Personal-Kanban-Blogger-Bloggt-Planung
Planung

Besser organisiert mit Personal Kanban

Na, hast du eine To-Do-Liste? Ganz bestimmt ist diese überfüllt und du bist dir nicht sicher, wann du alles schaffen sollst. In unsere Organisation lassen wir Spaß nur abends und am Wochenende zu, wir planen die Zeit, die wir dazu nutzen sollten um zu leben, anstatt einfach nur zu leben. Personal Kanban ist keine To-Do-Liste, sondern ein Informationsverteiler. Wir erkennen die Einflüsse und den Kontext unserer Arbeit in Echtzeit. Ich gestehe, Personal Kanban hat mein Leben verändert. In diesem Artikel helfe ich dir auch dein Leben mit der Hilfe von Personal Kanban zu verändern. 

Was ist Personal Kanban

Sicher geht es dir wie mir vor einigen Monaten, ich hörte bei Laura zum ersten Mal von Personal Kanban und nahm die Möglichkeit wahr es für mich auszuprobieren. Ich hockte in einer Schleife mit allen meinen Aufgaben. Sie wurden nicht weniger, selbst das Abhaken einer Aufgabe brachte mir kein Erfolgserlebnis mehr. Der Tag verging einfach so und ich verkroch mich unter der Decke und habe kaum noch etwas erledigt. In der Hoffnung, dass die Aufgaben von alleine verschwinden. 

Selbstverständlich funktioniert das Leben so nicht. Daher war ich sehr froh, als Laura mir von Personal Kanban erzählte. Ich kaufte mir auch das Buch und las es in einem Zuge durch. 

*Affiliate-Link

 

Personal Kanban ist keine To-Do-Liste,
sondern ein Informationsverteiler

Während To-Do-Listen uns mental überlasten, da sie unnachgiebig Druck auf uns ausüben und zu oberflächlich sind, legt Personal Kanban unsere Arbeitslast offen und zeigt sie für alle transparent an. Du wirst von Personal Kanban nicht eingeschränkt, denn sie passen sich auf sich ändernde Gegebenheiten an. Mit dieser Methode hast du die beste Veranschaulichung und kannst deinen idealen Arbeitsstil herausfinden, um mit momentanen Herausforderungen umgehen zu können. Wie beim Visionboard geht es auch hier um das Visualisieren von Aufgaben. Du siehst die Dinge, die zu erledigen sind, du siehst, auf welche Aufgaben du dich konzentrieren musst und du kannst immer sehen, was bereits erledigt ist. vielleicht klingt es für dich nach einer einfache To-Do-Liste, aber das ist es nicht.

Aufbau der Personal-Kanban-Methode

Mit Personal Kanban kannst du die Einflüsse und den Kontext deiner Arbeit in Echtzeit erkennen. Personal Kanban hat ein paar essentielle Bestandteile:

Wertstrom

Bereit

In Arbeit

Fertig

Diese Werströme sind nicht veränderbar, aber du kannst durchaus neue Wertströme hinzufügen wie zum Beispiel „Das Gehege“ oder „Heute“ 

Das Gehege bedeutet, dass die Aufgaben von anderen erledigt werden müssen, wo du also erst einmal nichts tun kannst außer abwarten. 

Weiter gibt es noch den Backlog. Hier befinden sich alle deine Aufgaben ohne jegliche Sortierung. Damit startet auch dein Personal Kanban. 

Backlog

Setze dich hin und schreiben einmal alles auf ein Blatt oder auf einzelne Notizzettel was noch erledigt werden muss. Also wirklich alles, selbst die kleinsten Dinge, wie Müll hinaus bringen. Achte nicht auf eine Reihenfolge oder die Dringlichkeit. Die Erstellung des Backlogs kann durchaus etwas Zeit in Anspruch nehmen, aber es wird sich lohnen. Die Entwickler von Personal Kanban von Jim Benson  und Tonianne DeMaria Barry haben Whiteboards für das System verwendet, ich persönlich führe mein Personal Kanban gerne digital über Trello

Personal-Kanban-Blogger-Bloggt-Screenshot-Trello

Schränke deinen WIP ein,
es hilft dir dabei mehr zu erreichen

Work in Progress = WIP

Unser Gehirn ist süchtig nach Abschlüssen. Ja, es hasst unfertige Arbeit und daher ist das System Personal Kanban und die Begrenzung deines WIP so wichtig. Jeder hat nur 24 Stunden eines Tages, davon müssen 7-8 Stunden für den Schlaf eingeplant werden. Die restlichen Stunden werden von uns verplant, aber deine Kapazität ist begrenzt. Wie viele Aufgaben kannst du wirklich an einem Tag erledigen? Du musst realistisch bleiben und dir nicht zu viel aufbürden und Pausen sind wichtig, sonst wirst du nicht glücklich. Ein WIP von 3 ist schon ganz gut, unterteile sie in 2 aufwendige Aufgaben und eine einfache Aufgabe. Indem du deinen WIP begrenzt, förderst du die Fertigstellung und Klarheit deines Alltages. 

Pull-Prinzip mit Personal Kanban

Du hast nun deinen Backlog erstellt und dir ein WIP von 3 gesetzt, ziehe jetzt 3 Aufgaben aus dem Backlog zu „Bereit“. Das sind dann die Dinge, die von dir erledigt werden müssen. Du fokussierst dich also nur auf diese Aufgaben und vergisst für den Moment die restlichen Aktivitäten, die sich im Backlog befinden. Sobald du mit einer Aufgabe beginnst, ziehst du diese Aufgabe in „In Arbeit“ und wenn du fertig bist wandert diese Aufgabe in „Fertig“. Und so geht es immer weiter, bis dein Backlog abgearbeitet ist. Was passiert, wenn sich Aktivitäten in „Bereit“ befinden, aber deine Lebensumstände gerade andere Aufgaben erfordern, dich sich noch im Backlog befinden? Lasse dich von deinem Kontext leiten und ändere dein Personal Kanban, wie du es gerade benötigst. 

Deinen Wertstrom kannst du, wie bereits angedeutet, auch anpassen. Je nach dem, was für Projekte gerade bei dir laufen oder wie du meinst, dass es für dich wichtig ist. Ich habe meinem Personal-Kanban-Board die Wertströme „Prio 1“, „Prio 2“ und „Prio 3“ hinzugefügt. Damit ziehe ich Aufgaben aus dem Backlog zu „Bereit“ und schaue mir dann an, wie wichtig diese Aufgaben sind und was davon zuerst erledigt werden muss. Erst, wenn meine „Prio 1“ in den Wertstorm „Fertig“ wandert, beginne ich mit der „Prio 2“ Aufgabe usw. Wohlüberlegte Priorisierung und Durchführung sind erfolgversprechender als rigorose Vorausplanung. 

Erwarte das unerwartete,
Personal Kanban ist anpassungsfähig

Bei deiner ganzen Arbeit musst du dich auf den Arbeitsfluss sowie den Durchsatz konzentrieren, nicht auf die Kapazität und die Zeit. Kapazität hat mit räumlicher Zuordnung zu tun, während Durchsatz mit dem Fluss zusammenhängt. Plane auf jeden Fall immer einen Puffer ein und verplane nie deinen gesamten Tag. Erwarte das unerwartete. In deinem Leben spielen auch andere Menschen eine Rolle und diese Menschen tauchen gerne unerwartet auf. Selbst dein WIP-Limit kann sich mit deinem Umfeld verändern, finde heraus, was für dich richtig ist und womit du am besten funktionierst. 

Planung-To-Do-Personal-Kanban-Blogger-Bloggt

Das Leben besteht aus einem Gleichgewicht von Ordnung und Chaos, Muster und Kontext verändern sich oft. Daher darfst du dich nicht zu sehr in Pläne vertiefen, bevor dir nicht ausreichend Informationen vorliegen. Erspare dir mühselige Arbeiten von unwichtigen Dingen und fokussiere dich nur auf das Wesentliche. Die Konzentration auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit führen zum maximalen Erfolg. Schaffe dir Klarheit darüber, wie Entscheidungen getroffen werden, beachte den Kontext, erkenne die Relevanz und die Muster deiner Arbeitsweise, so lernst du zwischen Alternativen auszuwählen. Personal Kanban unterstützt dich dabei produktiver, effektiver und effizienter zu sein. 

Erreiche deinen Flow

Da wir immer und überall erreichbar sind, lassen wir uns zu oft ablenken und arbeiten nur mit der Oberfläche unseres Verstands. Sobald du gelernt hast, alles Unnötige während der Arbeit zu verbannen, gelangst du in deinen Flow und kannst atemberaubende Arbeit verrichten. Hier arbeitet dein Gehirn besonders gut. Du gewinnst im Flow die Klarheit über deine Arbeit und kannst den Sinn dahinter gewinnen. Hochphasen werden so für uns alltäglich und wir erreichen einen konstanten Zustand der Selbstverwirklichung. Menschen in diesem Zustand sind mit einem gesunden Selbstverständnis produktiv, effizient und effektiv. 

Retroperspektikve – Sammel dein Muster

Nach einer erfolgreichen Woche führst du die Retroperspektive durch. Die Retroperspektive hilft dir dabei, ein Muster zu erkennen. Dafür benötigst du Geduld, denn es erfordert seine Zeit, bis sich ein solches herauskristallisiert. Beantworte für dich die nachfolgenden Fragen: 

  • Welche Aufgabe habe ich besonders gut erledigt?
  • Welche Aufgabe hat mich stolz gemacht?
  • Waren die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigt?
  • Haben die erledigten Aufgaben einen Wert generiert?
  • Warum?

Wenn du einige Wochen deine Antworten sammelst, kannst du erkennen, welche Art von Arbeit du gerne und schnell verrichtest. Frage dich bei Aufgaben, die du nicht magst, warum du eine solche Abneigung gegen sie hast. Vielleicht ist es effektiver, wenn du andere dafür beauftragst, als deine wertvolle Lebensenergie darauf zu verschwenden. 

Erstelle dein Personal Kanban

Selbstverständlich gibt es noch einige Möglichkeiten Personal Kanban für dich anzupassen. Ich kann dir versichern, dass mich die Entdeckung dieser Aufgabenstellung sehr viel weiter gebracht hat. 

Du möchtest mehr zu diesem Thema erfahren? Dann lies das Buch Personal Kanban oder tausche dich in unserer Facebookgruppe über die Anwendung aus und startet die neue Art zu arbeiten. 

 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

* Die DSGVO-Checkbox ist ein Pflichtfeld

*

Zustimmung zur Datenspeicherung lt. DSGVO